Gestione dati personali dei dipendenti

Martedì 30 Agosto 2011 19:21

La massiccia introduzione delle tecnologie informatiche in azienda ha reso necessaria una regolamentazione dell'utilizzo dei dati. Le imprese sono molto attente a rispettare le direttive in materia di privacy e trattamento dei dati personali di clienti e partner, ma trascurano spesso di definire analoghe policy sui dati dei dipendenti, rischiando così di incorrere in sanzioni o, ancor peggio, in situazioni di conflitto con il dipendente.

Dati personali dei dipendenti: normativa e principi

Oltre al Codice della Privacy, i principi da seguire per il trattamento dei dati personali degli dipendenti si basano sui documenti del "Gruppo di lavoro art. 29" istituito dalla Direttiva 95/46/CE. Oltre al principio di segretezza – per il quale l'azienda non può per alcun motivo accedere ai file personali di un dipendente anche se questi sono archiviati sul computer aziendale - sussistono altri principi inderogabili.

Tra questi

Principio di finalità: i dati personali dei dipendenti devono essere raccolti per finalità che abbiano carattere di legittimità e che siano esplicite e specifiche

Principio di trasparenza: obbligo di rendere noti quali dati personali l'azienda conserva e a quale scopo, consentendone comunque ai lavoratori l'accesso.

Principio di legittimità riferita ai dati raccolti

Principio di proporzionalità: i dati non possono essere eccedenti rispetto agli scopi per cui vengono raccolti e conservati.

Principio di accuratezza e conservazione dei dati: le informazioni devono essere precise e aggiornate quando necessario

Principio di sicurezza: i dati sono un bene sensibile e come tale vanno gestiti in totale sicurezza per evitarne la divulgazione e l'accesso ai non autorizzati

Principio di capacità e correttezza del personale incaricato: i dati personali devono essere raccolti e custoditi da personale formato appositamente a questo scopo.

Controllo dei dipendenti

Il controllo informatico dei dipendenti deve essere esercitato nella massima trasparenza.

Si attua solo se non è possibile ottenere i medesimi risultati con metodi tradizionali di sorveglianza, e il trattamento dei dati deve essere equo e adeguato alle preoccupazioni a cui si cerca di dare una risposta: in pratica, non si possono intraprendere azioni di controllo dei dati per fatti di poco conto o di scarsa importanza per l'azienda.

Per quanto concerne il controllo della e-mail dei dipendenti e dell'uso di Internet, il Garante Privacy ha elaborato un'apposita delibera, basata sul principio di necessità: è necessario impostare i software informatici in modo che l'utilizzo dei dati personali sia ridotto al minimo, privilegiando dati anonimi o ricollegabili al proprietario solo se necessario. Il lavoratore deve essere informato del trattamento dei propri dati, e deve conoscere i modi di utilizzo degli strumenti tecnologici e le metodologie di controllo adottate.

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